Manuelle Dokumentenprüfung
Rechnungen, Angebote oder Verträge werden Position für Position abgeglichen.
Für mittelständische Unternehmen · Osnabrück & Remote
Weniger manuelle Arbeit zwischen E-Mail, Dokumenten und bestehenden Systemen.
Ich analysiere wiederkehrende Prozesse und baue daraus Automatisierungen und KI-Anwendungen, die Ihrem Team konkrete Arbeit abnehmen.
20 Minuten · konkreter Ablauf · ehrliche Einschätzung, ob Automatisierung sinnvoll ist
Direkter Ansprechpartner
KI-Anwendungsspezialist (IHK)
Gründer KIWERK OS
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Für Unternehmen, bei denen Menschen Informationen zwischen E-Mail, Dokumenten, Excel und Fachsoftware übertragen.
E-Mail → System
Informationen aus Postfächern werden in ERP, CRM oder Excel übertragen.
Klärfälle & Entscheidungen
Standardfälle sind einfach; Ausnahmen müssen vorbereitet und an die richtige Person gegeben werden.
So kann ein vorbereiteter Vorgang aussehen.
Der Ablauf zeigt ein Beispiel aus der Auftragsbearbeitung. Das Prinzip lässt sich auf viele wiederkehrende Prozesse mit Dokumenten, E-Mails und Systemübergaben übertragen.
Eingang
Kundenbestellung
Bestellung_2451.pdf · Termin 15.09.
Erfassen
Artikel zuordnen
„Alu-Profil 40er, eloxiert“ → AP-40-EL
Machbarkeit
Liefertermin prüfen
Bestand · Zuordnung · Termin
Lieferbar?
Nur bei Konflikt
Optionen vorbereiten
Teillieferung oder neuer Termin
Zusage
Auftrag vorbereiten
ERP + Bestätigung zur Freigabe
Neue KundenbestellungBestellung_2451.pdf
Von: einkauf@nordbau.example
„Bitte wie besprochen liefern. Benötigt bis 15.09. auf der Baustelle.“
Kunde erkanntNordbau GmbH
Artikel zugeordnet„Alu-Profil 40er, eloxiert“ → AP-40-EL
Termin nicht machbarPosition 4 erst ab 29.09.
Teillieferung 15.09.Komplett 29.09.
Auftrag 2451 · bereit zur FreigabeNichts wurde automatisch versendet.
Aus Mail und Anhang wird ein entscheidungsreifer Vorgang – nicht nur ein weiterer Eingang im Postfach.
Automatisierung, wo Regeln reichen. Eigene Anwendung, wo Menschen entscheiden müssen.
Aus der Praxis
Projektbeispiele
Eigenes Produktprojekt · veröffentlicht
ImmoSort: Mietanfragen strukturiert vorbereiten
ImmoSort ist ein von mir entwickeltes Produktprojekt, das eingehende Informationen strukturiert aufbereitet und die Vorqualifizierung bzw. Vorbereitung von Mietanfragen unterstützt. Entstanden ist es an einem realen Vermietungsprozess.
Konkrete Entlastung: Relevante Vorgänge landen vorbereitet beim Mitarbeiter; die finale Entscheidung bleibt beim Team.
StatusEigenes Produktprojekt
VerfügbarkeitVeröffentlicht
Vorgänge
Laura HoffmannTermin final bestätigen
Murat KayaRückfrage offen
Ralf SommerSachfrage klären
Nächster Schritt
Termin final bestätigen
Die Anfrage ist vorbereitet. Die finale Bestätigung bleibt beim Team.
Freigabe durch Team
Erfordert Freigabe · keine automatische EntscheidungBeispielansicht: Aus E-Mails werden prüfbare Vorgänge mit klarer nächster Aktion.
Praxisprojekt / Prototyp
Automatisierte Prüfung von Frachtrechnungen
Eine Anwendung führt relevante Dokumente wie Rechnung, Angebot, Vertrag und weitere Quelldaten zusammen, prüft Positionen und kennzeichnet Abweichungen für die weitere Bearbeitung. Die Anforderungen stammen aus einem realen Abrechnungsprozess.
18 Positionen. 2 Klärfälle. Statt die gesamte Rechnung zu prüfen, konzentriert sich der Mitarbeiter auf die Auffälligkeiten.
StatusPraxisprojekt / Prototyp
PrinzipHuman-in-the-Loop
01RechnungPositionen erfassen
02AbgleichVertrag & Offerte
03KlärfallAbweichung markieren
Geprüfte Positionen18
Klärfälle2
Nur auffällige oder nicht eindeutig berechenbare Fälle gehen in die menschliche Prüfung.
Beispielansicht: Quelldaten zusammenführen, Abweichungen sichtbar machen, Entscheidung beim Menschen lassen.
Der Lösungsweg richtet sich nach dem Ablauf.
Automatisierung, wo Regeln reichen. Eigene Anwendung, wo Menschen entscheiden müssen. Häufig ist es die passende Kombination aus beidem.
Automatisierung
E-Mails, Dokumente und Systemübergaben zuverlässig weiterführen.
Eigene Anwendung
Prüfansichten und Arbeitsoberflächen bauen, wenn der Ablauf mehr als einen Hintergrundprozess braucht.
Vom Ablauf zur integrierten Lösung.
Wir beginnen mit einem konkreten Teilprozess – ohne ein Großprojekt zu versprechen, bevor der Ansatz im Alltag überzeugt.
01
Prozess unverbindlich prüfen
Systeme, Datenquellen, manuelle Schritte und Klärfälle sichtbar machen.
02
Kleinen Pilot umsetzen
Einen klaren Teilprozess als belastbare Automatisierung oder Anwendung umsetzen.
03
Bewährte Lösung integrieren
Was sich mit realen Fällen bewährt, wird sinnvoll in den Arbeitsalltag eingebunden.
Keine KI-Demo. Ein funktionierender Geschäftsprozess.
Pragmatische Umsetzung heißt: klein anfangen, sauber anschließen und Verantwortung dort lassen, wo sie hingehört.
Direkter Ansprechpartner
Analyse, Umsetzung und Abstimmung aus einer Hand.
Erst Pilot, dann Integration
Kein langes Großprojekt, bevor der Ansatz nachweislich funktioniert.
Bestehende Systeme bleiben bestehen
ERP, CRM und Fachsoftware werden angebunden statt vorschnell ersetzt.
Mensch behält Kontrolle
Kritische Entscheidungen werden vorbereitet, nicht blind automatisiert.
FAQ
Die vier Fragen vor dem ersten Anwendungsfall.
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Besonders interessant sind wiederkehrende Abläufe mit manuellen Übergaben, Dokumenten, E-Mails oder Informationen aus mehreren Systemen. Entscheidend ist nicht, ob ein Prozess „nach KI klingt“, sondern ob ein klarer Teil zuverlässig verbessert werden kann.
Muss dafür unsere bestehende Software ersetzt werden?
In vielen Fällen nicht. Ziel ist häufig gerade, vorhandene Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden und manuelle Arbeit zwischen ihnen zu reduzieren.
Was passiert mit sensiblen Unternehmensdaten?
Der Umgang mit Unternehmensdaten hängt von der jeweiligen Lösung und den eingesetzten Diensten ab. Datenschutz, Zugriffsrechte und Datenflüsse werden deshalb bereits bei der Konzeption berücksichtigt.
Wie beginnt ein Projekt?
Wir grenzen zuerst einen realen Ablauf ein. Danach entsteht ein erster Ansatz, der mit echten Fällen geprüft und erst dann weiter integriert wird.
Welcher Prozess kostet Ihr Team heute unnötig Zeit?
Beschreiben Sie kurz den Ablauf, die beteiligten Systeme und den manuellen Aufwand. Ich sage Ihnen offen, ob ein erster technischer Ansatz sinnvoll ist.
Direkt per E-Mail
Ein echter Prozess reicht als Startpunkt.
Keine Vorbereitung und kein Pitch-Deck nötig. Ein paar Stichpunkte zum Ablauf genügen.
Prozess unverbindlich prüfen info@waichel.de